Sekretär/-in/Mitarbeiter/-in für verwaltungstechnische und organisatorische Aufgaben (m/w/d/x)

Universität Leipzig

04103 Leipzig

Bewerbungsfrist: 2026-11-04

Ihre Aufgaben

allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben einschließlich Führung der Korrespondenz, Büroorganisation, Postbearbeitung und Entgegennahme von Telefonaten
Vor- und Nachbereitung von Personalrats- und Arbeitsgruppensitzungen, Vorstandssitzungen (Erstellen der Tagesordnung und zugehörigen Unterlagen, Terminkoordination, Nachladung von Ersatzkandidaten, Raumplanung, Protokollerstellung)
Haushaltsbearbeitung, Budgetüberwachung und Bewirtschaftung einer Kostenstelle
Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen
Bearbeitung von Dienstreisen, Reservierungen inkl. der Erstellung von Fort- und Weiterbildungsangeboten
Vor- und Nachbereitung von Tagungen
Erstellung von Präsentationen
Erstellung, Pflege und Bearbeitung von Datenbanken
Termin-, Fristen- und Aufgabenüberwachung sowie Wiedervorlagesystem
Recherchearbeit für aktuelle Rechtsprechungen und Neuerungen zum SächsPersVG und anderen Gesetzen
Pflege der Website des Personalrat Hochschulbereich
Pflege eines Gremienmanagementsystems
Ablage und Archivierung von Dokumenten einschließlich Wiedervorlagen

abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement bzw. Verwaltungsfachangestellte/-r oder vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation oder Erfahrung
einschlägige Berufserfahrung in einer Hochschule, Personal-/Betriebsrat oder vergleichbarem Gremium
sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen (Word, Outlook, Access, Excel, PowerPoint) sowie moderner Kommunikationstechnik
Kenntnisse in der Erstellung von Protokollen bzw. Niederschriften
Kenntnisse in der Haushaltssachbearbeitung öffentlicher Einrichtungen wünschenswert
Kenntnisse im Umgang mit einem Gremienmanagementsystem wünschenswert
hohe Motivation und Eigeninitiative sowie Serviceorientierung
selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
gute Team- und Kommunikationsfähigkeit, organisatorische Fähigkeiten sowie freundliches und verbindliches Auftreten
Englischkenntnisse von Vorteil

verantwortungsvollen Aufgabenbereich im spannenden Umfeld einer großen Universität
Mitwirkung in einem freundlichen, hilfsbereiten und leistungsstarken Team
flexible Arbeitszeiten und Mobile Arbeit zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
vielfältige Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
Vergütung gemäß Tarifvertrag der Länder inklusive Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. Deutschlandticket als Jobticket)
umfangreiche Verpflegung in Mensen und Cafeterien des Studentenwerks Leipzig

Umfang: 40% einer Vollbeschäftigung
Beginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Umfang: 20% einer Vollbeschäftigung unbefristet sowie 20% einer Vollbeschäftigung befristet bis voraussichtlich 31.05.2031, ggf. weitere 10 % einer Vollbeschäftigung befristet bis voraussichtlich 31.05.2031 sind noch offen
Arbeitszeitmodel: 40% der Vollbeschäftigung; Mobile Arbeit möglich
Ort: Universität Leipzig (Standort in der Hochschulverwaltung; genaue Anschrift nicht separat angegeben)

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie uns bitte Ihre Bewerbung adressiert an Thomas Biermann, Personalratsvorsitzender bis zum 04.11.2026 über unser Online-Bewerbungsportal zu.
Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Thomas Biermann, Personalratsvorsitzender, 0341/97 30070.

Sollten Sie Fragen zur Barrierefreiheit oder Unterstützungsbedarf haben, kontaktieren Sie die Schwerbehindertenvertretung der Universität Leipzig unter schwerbehindertenvertretung@uni-leipzig.de.

https://uni-leipzig.b-ite.careers/jobposting/23acae6d0e9086ddea0ea471a552a5b7a85f5d22