Sekretär/-in (m/w/d/x)
Universität Leipzig
04103 Leipzig
Bewerbungsfrist: 2026-10-27
Das sind Ihre Aufgaben
- selbstständige Führung des Sekretariats einschließlich anfallender organisatorischer Aufgaben (vor allem Telefondienst, Terminkoordinierung sowie Posteingang und -ausgang)
- Korrespondenz und Textverarbeitung, Erstellung von Protokollen und allgemeinen Dokumentationen, Zusammenstellung und Weiterleitung von Unterlagen
- Vorbereitung von personalrelevanten Vorgängen (Ausschreibungsverfahren, Einstellungsanträge)
- Organisatorische Betreuung der Leipziger Examens Offensive (LEO) – wöchentliches Klausurmanagement (Verteilung der Klausuren zur Korrektur, Abrechnung der Korrekturen) und verwaltungstechnische Betreuung von Lehrbeauftragten LEO
- Redaktion von vorgefertigten Schriftstücken (auch rechtswissenschaftliche Fachtexte)
- verwaltungstechnische sowie studienorganisatorische Aufgaben (Raum- und Lehrplanung, Betreuung/Unterstützung von Lehrbeauftragten, Klausurenmanagement)
- Nachbereitung von Studienergebnissen sowie Einpflegen von Prüfungsergebnissen im AlmaWeb
- Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen
- Veranstaltungsorganisation mit externen Teilnehmern (Tagungsorganisation, Erstellung von Werbematerial, Abrechnung, Betreuung Referenten, Hotelbuchung, Buchung Tagungsort)
- Verwaltung und Überprüfung der zugewiesenen Haushaltsmittel, Bearbeitung von Beschaffungsangelegenheiten
- Pflege der Homepage der Professur; Pflege von Literatur- und Wissensdatenbanken mit dem Programm Citavi; Pflege des Publikationsverzeichnisses
- Management Fakultätsstudio (Nutzungsüberwachung und -verwaltung, Zutrittsmanagement)
Tätigkeitsbereiche
- Das bringen Sie mit einschlägiger berufsqualifizierender Abschluss oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation
- stilsicherer und fehlerfreier Umgang mit der deutschen Sprache (Sprachniveau mind. C1)
- ausgeprägte Kenntnisse und sicherer und effizienter Umgang mit IT-Systemen und EDV-Bürotechnik (Windows-Betriebssystemumgebung, iPad, Scanner, Kopierer etc.)
- sehr gute Kenntnisse und sicherer Umgang in der Anwendung der gängigen Office-Programme (Thunderbird, MS Office [Word, Excel, PowerPoint], LibreOffice, Adobe Acrobat) und Internetanwendungen, insbesondere Typo3, sowie Internetrecherche
- sinnstiftende Nutzung von KI-Systemen (LLM, KI-Agenten, etc.) im Rahmen des datenschutzrechtlich Möglichen
- Kenntnisse des Haushalts- und Beschaffungswesen in der öffentlichen Verwaltung
- Grundkenntnisse im Reisekostenrecht
- sehr gute Kenntnisse in Citavi ist wünschenswert
- Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung insbesondere im Hochschulbereich erwünscht
- Erfahrung im Umgang mit AlmaWeb wünschenswert
- gute Kenntnisse der englischen Sprache (Sprachniveau B1)
- eigene, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
- organisatorische Fähigkeiten, Teamfähigkeit, Flexibilität und hohes Maß an Selbstständigkeit