Mitarbeiterin oder Mitarbeiter im Sekretariat des Dekanats (w/m/d)

HTWK Hochschule für Technik Wirtschaft und Kultur Leipzig

04277 Leipzig

Bewerbungsfrist: 2026-10-20

Ihre Aufgaben/Inhalt

HTWK Leipzig – Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig ist eine der führenden Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Deutschland.
Zur Verstärkung des Teams an der Fakultät Wirtschaftswissenschaft und Wirtschaftsingenieurwesen wird die Stelle zum 01.01.2027 besetzt: Mitarbeiterin oder Mitarbeiter im Sekretariat des Dekanats (w/m/d).

Organisation und Koordination des Geschäftsverkehrs im Dekanat, insbesondere Planen, Koordinieren sowie Überwachung von Terminen und Fristen; Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie der elektronischen Kommunikation, Erteilung telefonischer Auskünfte
Administrative Betreuung der Beschäftigten der Fakultät, insbesondere in Krankheits- und Urlaubsangelegenheiten
Vorbereitung, Organisation, reisekostenrechtliche Vorprüfung und Abrechnung von Dienstreisen
Erstellung von Beschaffungsanträgen und Auslösen von Bestellungen
Informationsmanagement, Kommunikation und Absprachen mit dem Gebäudemanagement; Beschaffung, Aufbereitung, Verdichtung und Verwaltung von Informationen und Daten; Anfertigen von Schriftstücken der allgemeinen Korrespondenz, Übersichten mittels Tabellenkalkulation sowie Vorbereitung von Vorlagen und Präsentationen nach Vorgaben
Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen der Fakultätsgremien, inkl. Protokollführung sowie bei Veranstaltungen der Fakultät
Unterstützung der Lehrenden sowie Betreuung von Studierenden, insbesondere Organisation und Übernahme von Prüfungsaufsichten und -einsichten; Unterstützung bei der Einschreibung in Wahlpflichtmodule; Erteilung von Auskünften an Studierende, im Besonderen zu organisatorischen Fragen; Gestaltung und Anfertigung von Unterlagen für die Lehre nach Vorgabe; Erledigen von Korrespondenz, Internetrecherchen und Kopierarbeiten.

Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büro- und Verwaltungsmanagement oder im Bereich des Rechts
eine einschlägige Berufserfahrung in der allgemeinen Büroorganisation, Assistenz oder im Sekretariatsbereich
idealerweise Erfahrungen in der Verwaltung einer Hochschule
sehr gute Kenntnisse moderner Büro- und Verwaltungsabläufe sowie im Dokumenten- und Aktenmanagement
sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen
ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Teamfähigkeit; strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
fähige freundliche sowie verbindliche Kommunikation; gute Englischkenntnisse

eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten und vielfältigen Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielraum
umfassende Einarbeitung
individuelle Entwicklungsgespräche und umfangreiche Weiter- und Fortbildungsangebote
Wohlbefinden und Gesundheit: flexible Arbeitsbedingungen, familiengerechter Arbeitsplatz sowie Angebote des Hochschulgesundheitsmanagements und des Hochschulsports
Jahressonderzahlung und Möglichkeit eines ermäßigten Tickets für das Deutschland-Jobticket

Bitte bewerben Sie sich bis zum 20.10.2026 über das Online-Formular mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen.
Bewerbungen schwerbehinderter und diesen gleichgestellten Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die HTWK Leipzig begrüßt Bewerbungen von Frauen ausdrücklich. Im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet.
Kennziffer: W 13
Kontakt: Für inhaltliche Fragen stehen der Dekan der Fakultät sowie die Dezernentin Personal gern zur Verfügung. Telefonkontakte sind im ausgeschriebenen Text zu finden.

Dekane der Fakultät Wirtschaftswissenschaft und Wirtschaftsingenieurwesen, Herr Prof. Dr. Piel
Dezernentin Personal, Frau August
Telefon: Fakultät Wirtschaftswissenschaft und Wirtschaftsingenieurwesen; Dezernat Personal