Organisationsassistent (m/w/d) für die Ambulanz

Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg - Medizinische Fakultät

39120 Magdeburg

Bewerbungsfrist: 2026-10-22

Das sind Ihre Aufgaben

Für die Ambulanz der Universitätsklinik für Allgemein-, Viszeral-, Gefäß- und Transplantationschirurgie suchen wir einen engagierten Organisationsassistenten (m/w/d), der administrativen Abläufe koordiniert, Schnittstellen verbindet und die Ambulanzorganisation kontinuierlich weiterentwickelt.

Organisation und Optimierung administrativer Abläufe sowie der Anmelde-, Aufnahme- und Terminprozesse
Koordination der Patientenströme unter Berücksichtigung medizinischer Prioritäten und vorhandener Ressourcen
Planung des Ambulanzkalenders sowie Koordination diagnostischer und interventioneller Maßnahmen
Abstimmung zwischen ärztlichem Dienst, Pflege, Diagnostik, Funktionsbereichen, Studienkoordination und externen Partnern
Unterstützung der Ambulanzleitung sowie Planung, Moderation und Dokumentation des Teamboards
Mitwirkung am Qualitätsmanagement, Analyse von Arbeitsabläufen und Umsetzung von Prozessverbesserungen
Organisation digitaler Patientenaufklärungen sowie Nachverfolgung offener Vorgänge und vereinbarter Maßnahmen
Übernahme von Sonderaufgaben und Mitwirkung an Projekten zur Weiterentwicklung der Ambulanz
Im Vertretungsfall unterstützen Sie den Ambulanzempfang und die Studienkoordination

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/Kauffrau (m/w/d) im Gesundheitswesen, Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung in der Organisation und Administration, idealerweise im Gesundheitswesen
Erfahrung in der Koordination komplexer Abläufe und verschiedener Schnittstellen
Ausgeprägtes Organisationstalent sowie sichere Priorisierungs- und Planungskompetenz
Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein
Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit, Serviceorientierung und Diskretion
Sicherer Umgang mit Microsoft Office; Kenntnisse klinischer Informationssysteme sind von Vorteil
Motivation, Veränderungsprozesse aktiv mitzugestalten und Arbeitsabläufe kontinuierlich zu verbessern

Wir bieten Ihnen einen spannenden Arbeitsplatz in einem Klinikum der Maximalversorgung, Forschung und Lehre
Interne und externe Fort- und Weiterbildungsangebote
Beruf und Familie im Einklang: Über die Klinikzwerge besteht die Möglichkeit einer Kinderbetreuung – je nach Verfügbarkeit
Umweltfreundliche Anreise mit Bus und Bahn durch vergünstigtes Jobticket
Vielfältiges Sport- und Entspannungsangebot im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
Onboarding: Einführungsveranstaltung mit wichtigen Informationen und Schulungen
Weitere Gründe unter Unsere Vorteile für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Vergütung: leistungsgerechte Vergütung je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E 6 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder
Besetzung: ab dem 01.11.2026, in Vollzeit und befristet für 2 Jahre (mit der Option auf Entfristung)
Arbeitsort: Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg, Medizinische Fakultät, Leipziger Str. 44, 39120 Magdeburg
Bewerbungsfrist: 22.10.2026

Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse
Hier online bewerben oder per E-Mail bewerbung@med.ovgu.debewerbung@med.ovgu.de – Betreff: 654-2026
Per Post: Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg, Medizinische Fakultät, Geschäftsbereich Personal - Recruiting, Leipziger Str. 44, 39120 Magdeburg
Hinweis: Bei internationalem Abschluss Zeugnisbewertung der KMK beilegen; Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bevorzugt berücksichtigt

Die Otto-von-Guericke-Universität strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen im wissenschaftlichen Bereich an und bittet daher Wissenschaftlerinnen nachdrücklich um ihre Bewerbung