Teamassiszenz

Friedrich-Schiller-Universität Jena

07743 Jena

Bewerbungsfrist: 2026-11-06

Ihre Aufgaben

Verwaltungstechnische Organisation der Arbeitsbereiche (u. a. Schreibarbeiten/ Korrespondenz, allgemeine Auskunftserteilung, Ablageorganisation- und Archivierung, Büroorganisation, Termin und E-Mail Management)
Mitwirkung bei der Koordination der Lehre (u. a. Raumbuchungen, Anlegen von Lehrveranstaltungen im Campus Management System ‚Friedolin‘)

Finanz- und Sachmittelverwaltung sowie Verwaltung von Drittmittelprojekten
Planung und Abrechnung von Dienstreisen
Durchführung des Bestellwesens und der korrekten Abwicklung mittels SAP sowie Kommunikation mit dem Finanzdezernat
Mithilfe bei der Einstellung von neuen Mitarbeitenden (Kommunikation mit den Kandidaten, Einholen der benötigten Dokumente und Unterschriften, Kommunikation mit dem Personaldezernat, Sicherstellung und Begleitung des formalen Ablaufes des Einstellungsprozesses)

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder vergleichbare Fähigkeiten und Erfahrungen.
Sie bringen idealerweise Erfahrung in der Büroorganisation und administrativen Sachbearbeitung mit, vorzugsweise im Hochschul- oder Wissenschaftsbereich
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Ein hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit
Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig und behalten auch bei mehreren Aufgaben den Überblick.
Sie sind sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und haben die Bereitschaft, sich in weitere Verwaltungs- und Campusmanagementsysteme einzuarbeiten.

Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
Einen krisensicheren Arbeitsplatz in der Lichtstadt Jena mit attraktivem Freizeit- und Naherholungswert
Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit) und ein familienfreundliches Arbeitsumfeld
Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12.
Ihre Einstellung erfolgt unbefristet. Es handelt sich um eine Teilzeitstelle (10 Wochenstunden).
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 06.11.2026 über unser Onlineformular.
Bitte beachten Sie unsere Hinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen