Sekretär*in (m/w/d)

Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg

39106 Magdeburg

Bewerbungsfrist: 2026-09-18

Ihre Aufgaben

Verwaltungsarbeiten und Büroorganisation am Institut (Terminmanagement, Bearbeitung von Schriftverkehr, Sichtung und Verteilung des Schriftverkehrs, Bestellung, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Geräten und Inventar, Beschaffungsvorgänge)
Administrative Unterstützung der Lehre, insbesondere Kommunikation mit Studierenden und Bearbeitung von Anmeldungen
Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Bestell- und Rechnungswesen
Administrative Betreuung von Drittmittelprojekten, einschließlich Prüfung und Bearbeitung von Buchungen sowie Erstellung von Finanzübersichten
Vertragsbearbeitung für wissenschaftliches und studentisches Personal
Unterstützung im Einkauf und Beschaffungswesen, insbesondere Einholen von Angeboten, Erstellung von Bestellanforderungen und Bearbeitung von Rechnungen
Organisation und Vorbereitung/Nachbereitung von Dienstreisen, Gastvorträgen und Exkursionen, Reisekostenabrechnungen
Koordination und Organisation von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen
Aktive Mithilfe bei der Organisation von Tagungen
Betreuung internationaler Gäste sowie Unterstützung neuer Mitarbeiter/innen bei administrativen Angelegenheiten
Pflege und Aktualisierung von Webseiten
Bearbeitung und Koordination der ein- und ausgehenden Post, E-M-Mails und telefonischen Anfragen
Übernahme weiterer typischer Aufgaben im Bereich

Verwaltungsarbeiten und Büroorganisation am Institut (Terminmanagement, Bearbeitung von Schriftverkehr, Sichtung und Verteilung des Schriftverkehrs, Bestellung, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Geräten und Inventar, Beschaffungsvorgänge)
Administrative Unterstützung der Lehre, insbesondere Kommunikation mit Studierenden und Bearbeitung von Anmeldungen
Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Bestell- und Rechnungswesen
Administrative Betreuung von Drittmittelprojekten, einschließlich Prüfung und Bearbeitung von Buchungen sowie Erstellung von Finanzübersichten
Vertragsbearbeitung für wissenschaftliches und studentisches Personal
Unterstützung im Einkauf und Beschaffungswesen, insbesondere Einholen von Angeboten, Erstellung von Bestellanforderungen und Bearbeitung von Rechnungen
Organisation und Vorbereitung/Nachbereitung von Dienstreisen, Gastvorträgen und Exkursionen, Reisekostenabrechnungen
Koordination und Organisation von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen
Aktive Mithilfe bei der Organisation von Tagungen
Betreuung internationaler Gäste sowie Unterstützung neuer Mitarbeiter/innen bei administrativen Angelegenheiten
Pflege und Aktualisierung von Webseiten
Bearbeitung und Koordination der ein- und ausgehenden Post, E-Mails und telefonischen Anfragen
Übernahme weiterer typischer Aufgaben im Bereich

Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung, z. B. im Bereich Bürokommunikation, Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
Erfahrungen im Bereich allgemeine Sekretariatsaufgaben im Hochschul-, Wissenschafts- oder Forschungsumfeld sind von Vorteil
Hohe Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und sorgfältig
Sie bringen Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeiten mit
Sie sind kontaktfreudig und überzeugen durch sicheres und freundliches Auftreten
Erfahrung im Umgang mit Publikumsverkehr
Grundlegende und anwendungsbereite Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben
Kenntnisse in der administrativen Bearbeitung von Drittmittelprojekten (DFG, IB etc.) sowie in der Bewirtung von Haushaltsmitteln sehr wünschenswert
Sie haben sichere und fundierte PC- und MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel und PowerPoint, Outlook)

Eine gezielte Einarbeitung und eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielfältigen Kontakten
Eine offene Gesprächs- und Führungskultur, in der Diskussionen auf Augenhöhe geführt werden und neue Ideen willkommen sind

Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) senden Sie bitte bis zum 18. September 2026 über das Online-Bewerbungsportal.

Herr Prof. Schirra – Tel. 0391/67-58557 bzw. per E-Mail: stefan.schirra@ovgu.de.Die

Weitere Informationen erhalten Sie unter www.ovgu.de/karriere.
Die OVGU ist Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen und Gleichgestellten werden bevorzugt berücksichtigt.