Teamassistenz /Assistenz der Geschäftsführung

Friedrich-Schiller-Universität Jena

07743 Jena

Bewerbungsfrist: 2026-07-28

Ihre Aufgaben

Professionelle Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft sowie bei der Projektarbeit
Finanz- und Sachmittelverwaltung sowie Verwaltung von Drittmittelprojekten
Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Meetings und Veranstaltungen
Erstellung von aussagekräftigen Präsentationen, Berichten, Tagesordnungen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen in deutscher Sprache
Organisatorische und administrative Betreuung aller Seminarangebote zum Praxissemester
Externe Korrespondenz sowie die Erstellung von Briefing-Unterlagen
Übernahme von eigenen Projekten im Rahmen der Assistenz
Terminkoordination, Kalenderpflege sowie umfassendes Dokumenten- und Reisemanagement
Aktive Mitgestaltung und Weiterentwicklung von Office-, Kommunikations- und Ablauforganisation
Betreuung der Webseite des ZLB und Sicherstellung eines professionellen Auftritts nach innen und außen

Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich oder vergleichbare Qualifikation
Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Moodle, Friedolin)
Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1)
Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
Kenntnisse administrativer Abläufe im öffentlichen Dienst
Erfahrungen im universitären Umfeld, Erfahrungen in der Lehrerbildung wünschenswert
Kenntnisse im Umgang mit Datenbanksystemen
Kenntnisse im Umgang mit Beschaffungs- und Mittelverwaltungssystemen (SAP)
Kenntnisse in der Pflege von Webseiten (TYPO3)

Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot
Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12.
Ihre Einstellung erfolgt unbefristet. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang derTeilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40 Wochenstunden).
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Ihre Einstellung erfolgt unbefristet. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40 Wochenstunden).
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 28.07.2026 über unser Onlineformular.
Bitte beachten Sie unsere Hinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen